Сканирование документов и создание архива

otsifrovka-i-skanirovanie-dokumentov-skanirovanie-chertejey

Пожалуй, самым важным этапом при создании электронного архива является ввод информации. Качество этого трудоемкого процесса зависит, прежде всего, от профессиональных навыков операторов. Немаловажную роль также играет наличие хорошего программного обеспечения.

Если вы устали от непрекращающегося потока бумажной информации в вашем офисе, если вы не можете найти даже прошлогодний договор, а девушки из бухгалтерии постоянно жалуются на нехватку места в шкафах, то самое время задуматься о хранении этой горы бумаг в электронном виде.

Только подумайте, сколько офисного пространства освободится, сколько документов сразу найдется и займет свое место!

Не волнуйтесь, что процесс может занять чересчур много времени — команда профессионалов архивного дела сделает все так быстро и четко, что вы даже не заметите их присутствия, но результат работы сможете оценить сразу же.

Что будет сделано:

1. Сначала обговаривается структура архива и определяется, какие документы необходимо туда включить.
2. Далее выбранные экземпляры будут оценены, рассортированы и подготовлены к сканированию;
3. Запускается сканирование документов. Для создания архива будет привлечена самая современная техника: промышленные сканеры любых форматов, мощные рабочие станции и устройства хранения. Ни один значимый документ не потеряется;
4. Отсканированные данные будут обработаны, переведены в нужный формат и зарегистрированы под индивидуальным номером. Для удобства последующего поиска каждому документу будут присвоены реквизиты и установлена его связь с остальными файлами системы;

Отсканированный материал отправляется на обработку специалистам по вводу информации. В силу того, что идеальных распознавательных приложений еще не существует, операторы проверяют документы на наличие ошибок, корректируют и заводят специальные карточки, по которым в будущем будет осуществляться поиск необходимой информации.

Ввод данных в электронный архив выполняется не только посредством отсканированных материалов, также заносятся в базу данные рукописных изданий, медиа-носителей, интернет-ресурсов. Формат обработанной документации создается, как правило, по желаниям заказчика, если таковых нет. используется шаблонный вариант.

Чтобы поиск информации занимал считанные секунды, карточка с данными имеет специальные поля, благодаря которым можно осуществить запрос на выборку. В стандартной версии это:

— Название документа;
— Дата создания;
— Нумерация;
— Тип документа.

Если требуется создать дополнительные поля для поиска введенных данных, это не проблема. Их количество неограниченно!

В современном мире без электронных архивов достаточно сложно вести успешный бизнес. База данных позволяет определить все потребности клиента, в результате чего предоставить ему необходимый сервис. Однако информационный архив должен быть безупречным и не избежать ошибок, в противном случае сотрудничество с целевой аудиторией как минимум может оказаться неплодотворным, как максимум не состояться. Берегите информацию и доверяйте ее ввод в архив исключительно профессионалам!