Разработка ПО для компаний: где хранить файлы?

1487200398_651183_1487200528_noticia_normal

Хранение документации, будь то бумажной или в виде электронных файлов, вызывает много проблем, особенно если предприятие является крупным. Умело хранить документацию нужно потому, что иначе есть риск физического или программного уничтожения файлов, кроме того, доступ к нужному документу может быть долгим из-за плохо продуманной организации хранилища. Учитывая то, что практически все документы дублируются в электронный формат, имеет смысл выбирать между серверным и портальным хранилищем.

Особенности серверного хранилища файлов

Разработка программ на заказ может подразумевать то, что все документы будут выкладываться на один общий сервер. Файлы будут отправляться в определенные папки, к которым будут иметь доступ все сотрудники компании. У такого подхода есть сразу несколько явных недостатков. Прежде всего нужно сказать о том, что документы могут необдуманно дублироваться, из-за чего полезное рабочее место на хранилище будет засоряться, да и время компании будет непродуктивно использоваться.

Никто не гарантирует сохранность документов, так как с компьютером может произойти поломка. У электронной версии документа есть такое понятие, как версия, соответственно, если вовремя на сервер не передать свежую версию документа, то это может привести к ошибкам в дальнейшем. Сама система не очень предназначена для того, чтобы хранить там большое количество документов, так как при значительном числе папок и разделов найти нужный файл будет довольно сложно. Отсутствие четкой иерархии и структуры в серверном хранилище значительно усложняет поиск по заданным параметрам, поэтому приходиться выполнять ручной перебор файлов.

Использование корпоративных порталов

Современные разработки значительно упрощают работу на предприятии. Можно упомянуть 1с управление кадрами и аналогичные программные продукты. Есть готовые программные решения, позволяющий забыть о хаотичной структуре внутренних файлов. Риск утраты документов в таком случае снижается до минимума. Сотрудники могут спокойно поддерживать актуальность документации или откатывать версию документа, если это требуется. Система сквозного поиска позволяет найти нужные файлы или информацию в этих файлах.

Пользоваться системой могут только авторизованные пользователи, поэтому не нужно переживать о том, что к файлам получат доступ посторонние люди.