Электронный документооборот

blog864_1 Переход на электронный документооборот может значительно облегчить жизнь предприятия. Помимо избавления от необходимости хранить огромное количество бумажных документов, появляется возможность всегда иметь при себе необходимые документы, так как даже документация очень крупного предприятия помещается в одном компьютере в полном объеме.

Автоматизированное управление документооборотом позволяет сократить количество необходимых сотрудников, увеличить в несколько раз скорость обработки, поиска документов, и.т.д.

Но при всех плюсах СЭД, многие компании отказываются от такого способа документооборота, решив, что для их бизнеса такой способ ведения документации не подходит.

Среди используемых предприятиями сегодня систем, многие разрабатывались для конкретных целей и первоначально имели узкую специализацию, например программа для работы с электронной почтой или с короткими мгновенными сообщениями, инструмент для автоматизации канцелярии, или база для ведения архивов. Со временем, функционал этих продуктов дорабатывался и расширялся, чтобы удовлетворить требованиям рынка.

Электронный документооборот от Almexecm.com.ua лишен недостатков бумажного, как то большие сроки согласования и подготовки документов, сложность в контроля движения документа, невозможности одновременно работать с документом нескольким пользователям, и.т.д. Автоматизация документооборота необходима в больших организациях, в которых количество и сложность документации очень велики. Но, не смотря на развитие информационных технологий, СЭД еще не получили должного распространения у нас в стране, зачастую компьютер используется только как современная пишущая машинка для подготовки документов в печать, и средство отправки почты.

Бумажный способ ведения документации устраивает многие компании и их руководителей. Во многом из-за проблем с законодательной базой и отсутствием должной подготовки у сотрудников при работе с системой. Электронный документооборот распространен в Европе и уверенными темпами пополняет ряды своих сторонников. Главная проблема при ведении электронного документооборота всегда было то, что электронная подпись не внушала доверия, куда привычнее и надежнее получить автограф, написанный рукой конкретного человека, который подделать не так-то просто.

Документооборот может содержать в себе и пресловутые бумажные документы, зарегистрированные в системе должным образом. Но основу его все же составляют электронные документы (файлы), но могут использоваться и бумажные документы, переведенные в электронный вид (отсканированные копии). Существует еще один тип документов – “несуществующий”. Например, вы выводите на монитор результаты поиска по базе данных, чтобы этот результат стал документом, надо его сохранить в другом приложении или распечатать – до этого, то, что отобразилось у вас на мониторе, является динамическим документом