Как не ошибиться с выбором виртуальной АТС

1353430782_virtualoffice

Как не ошибиться с выбором виртуальной АТС

Чему отдать предпочтение – обычной или виртуальной АТС? Какими возможностями сегодня обладает виртуальная АТС и насколько дорогое это удовольствие?

Виртуальная АТС – это облачный программный продукт. Она подключается только при наличии Интернета и телефонных аппаратов (или бесплатных программ-телефонов, компьютерного программного обеспечения). Это означает, что вы не тратите деньги на покупку оборудования для настройки сети, а также непосредственно на монтаж и настройку корпоративной сети. Оплачиваешь только за подключение и ежемесячную абонплату. IP-телефония через виртуальную АТС чаще всего характеризуется более низкой стоимостью, а также всеми достоинствами многоканальных номеров, которые дают возможность одновременно принимать неограниченное количество входящих звонков. Но, будем откровенны, виртуальные телефонные узлы имеют специфические особенности. Не все провайдеры могут обеспечить хорошее качество технической поддержки и связи. Собираясь заключить соглашение, смотрите, чтобы внизу на последней странице не было указано скрытых платежей.

Как не потерять клиентов?

Для интернет-магазина важна такая характеристика, как время ожидания клиента на линии. Чем меньше человек ждет, тем больше вероятность, что разговор состоится. Для сокращения времени ожидания до минимума, очень большое количество виртуальных АТС предлагают разные сценарии распределения звонков внутри корпоративной телефонной сети. Можно распределять звонки в зависимости от дня недели, сезонности или времени суток.

У вас получится обеспечить грамотное перераспределение поступающие вызовы, перенаправляя их, например, на отдел или на каждого свободного специалиста. Но что делать, когда на телефон менеджера, во время его разговора, поступает несколько других вызовов?

Если используете средства обычной АТС, в этой ситуации клиенты услышат сигнал «занято» в трубке. Виртуальная станция дает возможность решить задачу, удерживая поступающие друг за другом вызовы и встраивая их в цепочку на линии в так называемую «Очередь звонков». Это значит, что сигнал занято никогда не звучит. У каждого звонящего будет возможность поговорить с сотрудником сразу после завершения предыдущего разговора.

Еще один способ, когда звонок остается не отвеченным, обеспечивает функция «Перехват вызова». Она дает возможность любому свободному сотруднику «перехватить» звонок коллеги и переключить его на себя.

Но как поступить, если менеджера нет на рабочем месте, а его сотрудник физически не в состоянии перехватить поступающие ему звонки? На некоторых виртуальных станциях было разработано решение и этой проблемы. Они используют функцию «Переадресация», которая все звонки, поступающие на телефон отошедшего специалиста, автоматически отправит, например, на его мобильный телефон. Если же клиент не смог дозвониться даже по этому номеру, его можно перенаправить на голосовую почту компании или на секретаря.

Как не ошибиться с выбором виртуальной АТС

Первым делом нужно обращать внимание на количество возможных подключаемых номеров. Лучше всего, когда таких ограничений нет, а также отсутствует дополнительная оплата за только что подключенные номера. Особенно это приоритетно для компаний, которые собираются в будущем начинать новые сферы деятельности или разворачивать виртуальные колл-центры в других городах.

Процент успешных одновременно принятых телефонных звонков определяется не только канальностью номера и качеством телефонной связи. Важную роль играет количество внутренних линий корпоративной сети. Конечно, лучше предпочесть виртуальную АТС, у которой нет ограничений по количеству линий.

Выбирая провайдера виртуальной АТС, смотрите в первую очередь на качество телефонной связи. Связь должна быть на сто процентов качественной: без помех, шумов, задержек и эффектов эха. Хороший провайдер всегда даст возможность хорошенько протестировать связь. Технически это для него несложно. Если вам в этом откажут, то можно и задуматься.