Сроки хранения документов

Depositphotos_32650209_l-2015

В компаниях и организациях ведется непрерывный документооборот – выпускается внутренняя документация (приказы, распоряжения), поступает входящая корреспонденция от клиентов, партнеров, сотрудников. Со временем в офисе накапливается масса бумаг, требующих специальных условий хранения. Перед руководителем компании возникает диллема: арендовать специальное помещение под архив или нанять специализированную компанию, которая сможет структурировать бумаги.

Эффективно избежать погребения под массивом бумаг и папок позволит соблюдение требований, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (зарегистрирован в Минюсте РФ 06.02.2020 N 57449, далее Перечень). Этот нормативный акт содержит свыше двухсот страниц, которые сложно выучить наизусть. С основными бумагами, которые встречаются в документообороте предприятий и сроками их хранения можно ознакомиться в этой статье.

Правила хранения документов

Руководитель компании должен обеспечить соответствующие условия хранения документации. Бумаги размещаются в специально оборудованном помещении или закрытых металлических шкафах. Таким образом, исключается допуск к информации неуполномоченных лиц. Ценные и конфиденциальные бумаги хранятся в сейфе.

После истечения сроков хранения бумаг, собирается специальная комиссия, составляется соответствующий акт, и устаревшая документация должным образом уничтожается.

Сроки хранения документов

Срок хранения документов может отличаться в различных законодательных актах. Правильно считать дату окончания периода сбережения по каждому нормативному акту и выбирать наиболее позднюю.

Если в Перечне в графе срок указана надпись «Постоянно», следовательно документ подлежит хранению до момента ликвидации. В некоторых случаях срок хранения может оказаться больше, если его исчисление начинается с определенного момента. К примеру, период хранения акта о недостаче составляет 10 лет с момента возмещения ущерба. А в случае возбуждения уголовного дела – со дня вынесения судебного решения.

На изменение срока оказывает влияние дата окончания делопроизводства, наличие укрупненных внутренних документов и другие факторы.

Для эффективного ведения документооборота сегодня вовсе не обязательно заучивать наизусть сроки хранения бумаг. Архивная компания «Делис Архив» предоставляет возможность воспользоваться виртуальным сервисом, облегчающим ведение документооборота и соблюдение сроков хранения материалов.

Сервис «Архивист Онлайн» позволяет пользователям бесплатно определить сроки хранения бумаг, обозначенных в Перечне. Воспользоваться Сервисом можно по ссылке https://www.archiv.ru/calculators/archivist/.

Алгоритм использования Сервиса простой и интуитивно понятный. Достаточно ввести в строку поиска наименование искомого документа и кликнуть на клавишу «Найти». После этого на странице сайта отображается актуальная информация по сроку хранения документа.

Если найти интересующий документ при помощи Сервиса не удалось пользователь может отправить электронный запрос на сайте компании с указанием ФИО, е-мейла и наименования документа. Менеджеры компании оперативно помогут решить возникшую проблему.

Санкции за нарушение сроков хранения документов

При проведении камеральной или выездной проверки трудовая инспекция, ФНС или другой государственный орган имеет право запрашивать документы. Поэтому столь важно неукоснительно соблюдать сроки хранения. Нельзя уничтожать архив до окончания предусмотренного периода сбережения. В ином случае на предприятие или компанию будут возложены штрафные санкции:

200 руб. за единицу не предоставленного документа (п. 1 статьи 126 НК РФ).

От 10 000 руб. за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ).

От 5 000 до 10 000 руб. за грубое нарушение требований к бухучету для должностных лиц (ст. 15.11 КоАП РФ).

От 300 до 500 руб. за нарушение правил хранения бумаг архива (ст. 13.20 КоАП).

Чтобы избежать штрафных санкций и наладить эффективный документооборот лучше всего доверить ведение архива специализированной компании, предоставляющей архивные услуги.