Архивация документов

kopiya-imgl5020

Архивация документов — комплекс мероприятий, проводимых для систематизации и упорядочивания документов, созданных организациями всех форм собственности при ведении деятельности. Эта процедура регулируется Законом РФ «Об архивном деле РФ» No 125-РФ от 22 октября 2004 года.

Современная архивация документов

Руководство любого предприятия персонально отвечает за архивную деятельность: формирование архива организации, доступ к документации, сохранность информации. Однако зачастую этому уделяется не достаточно внимания, что может повлечь потерю важных документов, утечку информации искажение результатов деятельности предприятия.

Статистические исследования показали, что, если архив не сформирован надлежащим образом, поиск нужной информации сопряжён с существенными затратами времени. Приказы, распоряжения, финансовые отчёты, переписка с другими организациями и государственными структурами, прочая документация должны быть всегда строго учтены, упорядочены и структурированы. Это избавляет от множества проблем, которые регулярно возникают в повседневной деятельности. Аудиторские и инспекторские проверки, проводимые государственными органами, смена физического/юридического адреса, оформление необходимых справок работникам предприятия, подготовка дел для последующей передачи в Государственный центральный архив — это неполный перечень обязательных вопросов, при которых придётся обращаться к хранящейся в архиве информации. Выбрать фирму, для архивации документа поможет Рейтинг архивных компаний.

Архивное хранение и обработка документов — важнейшее условие существования любой организации. Необходимость такого рода деятельности подтверждается требованиями законодательства. Статья 27 Федерального Закона «Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в РФ» устанавливает гражданскую, административную и даже уголовную ответственности тем юридическим и физическим лицам, которые в своей деятельности нарушили установленные законодательные предписания, регламентирующие архивацию.

К работникам, отвечающим за организацию и ведение архивного делопроизводства, предъявляются строгие квалификационные требования:

— наличие высшего образования,
— диплом по специализации «Архивное дело»,
— знание процесса архивации и достаточный опыт ведения таких дел.

Оформление

С целью передачи в архив формируются тома, переплетаются и вкладываются в прочную обложку. Все страницы нумеруются, архивариус составляет внутреннюю опись каждого тома, оформляет заверяющую надпись. На обложку клеится титульный лист с информацией для идентификации.

Утилизация

Возможно проведение комплекса мероприятий по ликвидации дел, у которых закончился строк хранения.