Для чего внедрять оптимизацию документооборота?

Для чего внедрять оптимизацию документооборота? Документооборот в настоящее время нельзя назвать каким-нибудь одним часто употребляемым англоязычным IT-термином. Безусловно, существует конкретное определение, которое предлагается государственным стандартом, но в действительности задача требует большего количества решений.

Необходимо автоматизировать все аспекты работы компании, которые направлены на обработку документации. Другими словами нужна оптимизация документооборота, которая в настоящее время выполняется при помощи современной концепции ECM.

Чем обусловлена необходимость в данной концепции? Судя по всему, границы были расширены, так как увеличилось количество документов в электронном виде, которые имеют огромное значения для бизнеса. При этом основная проблема заключается даже не в скоплении документации, а в том, что работать с ней можно лишь при установке стройной взаимосвязанной системы.

До определенного момента система поддерживалась посредством несложных средств: электронной почтой, различными приложениями и пр. Однако логика ведения бизнеса была известна лишь людям, обязанности которых сводились к справочно-поисковым работам. Они находили нужную информацию для остальных работников и всегда знали, где находятся необходимые документы или у кого нужно спросить, чтобы их найти. Проще говоря, ECM в то время существовало в компаниях на неформальной основе.

Однако наступило то время, когда люди перестали справляться со своими обязанностями, так как количество взаимосвязей существенно увеличилось, что в свою очередь усложнило логику организации данных. Таким образом, появилась необходимость в системах, которые смогли бы справиться с подобной проблемой.

Поначалу информационные технологии развивались в направлении структурирования данных, а также процессов, отвечающих за их сбор, хранение и обработку. Неструктурированную информацию обрабатывали простейшими инструментами, вроде текстового процессора. В те годы компании обладали общим электронным адресом, а про Интернет никто даже не слышал.

Однако прошли десятилетия, электронная информация стала цениться намного больше и превратилась в интеллектуальный актив компаний, представляющий собой корпоративную память. Такое достояние заслуживает бережного и внимательного отношения, которое способно обеспечить только внедрение ECM-решений.